Konsep Lean awalnya diterapkan perusahaan Toyota untuk upaya perbaikan. Keberhasilan metode ini kemudian dipakai beberapa bidang dengan tujuan untuk peningkatan kualitas. Konsep yang ditiru perlu dimodifikaksi untuk menyesuaikan kebutuhan masing-masing bidang, termasuk kesehatan. Implementasi Lean di rumah sakit merupakan salah satu upaya meningkatkan kendali dalam segi biaya di era Jaminan Kesehatan Nasional (JKN).
Implementasi Lean di Rumah Sakit
Pengertian Lean
Manajemen Lean atau lebih sering dikenal Lean merupakan suatu tolak ukur operasional dalam manajemen organisasi. Lean manajemen hadir berdasarkan respect to people dan continuous improvement (sebagai upaya peningkatan segala pihak atau upaya yang berkesinambungan). Upaya yang dilakukan bersifat sistemasis melibatkan sumber daya yang ada. Fokus metode ini pada nilai (value) customer serta menghilangkan pemborosan (waste).
Goals dari penerapan Lean untuk efisiensi kerja dan meningkatkan kualitas. Metode ini membuat pelayanan menjadi lebih baik, cepat, namun biaya yang dikeluarkan lebih sedikit (hemat). Lean akan melibatkan seluruh staf di rumah sakit untuk memberikan suara, ide serta tindakan yang dapat membantu perbaikan.
Tahapan Implementasi Lean di Rumah Sakit
Metode Lean dibuat tentunya menyesuaikan kondisi pada unit kerja di dalamnya. Adanya faktor-faktor yang me-support implementasi Lean di dalam rumah sakit. Salah satunya yaitu penerapan secara bertahap. Berikut ini tahapan yang harus dilakukan dalam mengimplementasi Lean.
Deploying
Tahapan persiapan mengumpulkan semua sumber daya yang terlibat. Hal ini berarti informasi metode Lean harus disampaikan ke seluruh staf rumah sakit. Semakin banyak orang mengetahui metode ini, semakin besar peluang untuk menerapkan metode ini. Selain itu dapat mencegah ego dan gengsi antar unit maupun profesi.
Informasi yang disebarluaskan meliputi filosofi, budaya hingga berbagai alat untuk menerapkannya. Setelah metode ini tersampaikan ke semua sumber daya di dalam rumah sakit, maka seluruh unit dan profesi akan menyelaraskan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing. Perlu juga adanya komunikasi untuk menghindari kebingungan yang nantinya dapat mengakibatkan keengganan dalam penerapan metode ini. Maka perlu diadakan persamaan pemahaman secara berkala.
Doing
Doing berarti menerapkan apa yang ada di dalam konsep Lean dengan menyesuaikan kondisi. Langkah ini merujuk pada prinsip Lean yang dikenalkan oleh John F. Berikut uraian dari lima prinsip Lean.
Nilai
Setiap unit akan mengidentifikasi nilai pada layanan yang diambil dari perspekstif pelanggan. Pelanggan akan dieksplor pada masing-maisng unit mengenai kebutuhan dan kepuasan layanan. Pasien merupakan pelanggan utama yang kemudian disusul staf, manajamen, pemilik rumah sakit hingga masyarakat. Koordinasi tidak hanya dilakukan pada pelanggan utama tapi juga seluruh sumber daya yang terlibat dalam metode ini. Hal ini dilakukan karena pada masing-masing pelanggan memiliki perspektif yang berbeda berdasarkan kebutuhan dan kondisi.
Pelanggan utama tetap jadi perhatian utama karena nilai yang banyak diambil dari selain pasien merupakan pemborosan. Metode ini digunakan untuk membuang segala pemborosan yang ada dari nilai berdasarkan para staf, manajemen dan sumber daya selain pasien. Maka dari itu, nilai yang diambil dari selain pasien juga harus mempertimbangkan pasien sebagai pelanggan utama.
Value Stream Mapping (VSM)
Mengidentfikasi komponen serta tahapan proses perjalanan pasien dan produk. Lebih mudah untuk divisualisasikan dalam bentuk peta. Memberikan penjelasan secara detail mengenai suatu proses perjalanan untuk mengetahui secara jelas sekaligus memudahkan identifikasi hingga penemuan solusi.
Pembuatan VSM dapat dimulai dari menentukan salah satu proses yang serupa. Umumnya terdapat 7 lebih flow yaitu pasien, produk obat, bahan sekali pakai, peralatan non medis, informasi, klaim asuransi kesehatan dan peralatan medis. Catat waktu serta pemborosan dalam setiap tahapan dalam proses yang dipilih. Kemudian buat gambaran berupa peta perjalanannya. Lakukan analisa terhadap peta tersebut dengan mengaitkan efisiensi VAR, waktu proses hingga waste.
Analisa sudah mencakup akar masalah dari terbentuknya waste. Akar masalah yang diketahui kemudian akan didiskusikan oleh tim pada setiap unit untuk dilakukan perbaikan. Seluruh solusi yang didapat, akan dirancang dalam ture-state map atau peta kondisi ideal. Pilih salah satu solusi terbaik yang akan diterapkan. Gunakan tools yang mudah untuk eksekusi solusi.
Penerapan VSM mampu menggambarkan detail siklus waktu, waiting time dan lead time dari suatu proses. Menjelaskan kepada tim tentang keseluruhan waktu, variasinya, dan waste lain pada masing-masing proses. Penggunaan VSM menguntungkan karena hampir tidak ada waste yang tersembunyi.
Flow
Flow yang dibuat dengan menghilangkan waste untuk mengalirkan proses value stream. Dapat dilakukan dengan menerapkan tak time dengan membagi habis seluruh waktu yang tersedia dengan jumlah pekerjaan. Selain itu juga menggunakan cara agar proses pelayanan tetap dapat mengalir sepanjang proses. Flow berarti menghindari penumpukan pasien pada salah satu proses pelayanan.
Selain itu juga memperhatikann waste, yaitu kegiatan atau pelayanan yang seharusnya tidak dibayar oleh pasien yang dapat menghabiskan waktu dan biaya. Beberapa waste yang dimaksud adalah kesalahan atau kerusakan, menunggu proses, tidak menggunakan potensi karyawan, pergerakan alat dan bahan yang tidak diperlukan, inventaris, proses berlebihan dan perilaku.
Pull
Pull berarti mengatur kegiatan dengan menyesuaikan tarikan pelanggan. Terfokus kepada penyediaan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Pull juga bisa digunakan saat terjadi penumpukan pasien dengan menyediakan sumber daya tambahan berkemampuan sama dengan kebutuhan pasien.
Perfection
Menyempurnakan kegiatan dengan melakukan improvement secara terus menerus. Tetap memfokuskan pada pelanggan utama yaitu pasien dengan cara melengkapi pelayanan dan perawatannya. Hasil yang sudah tepat bisa dipatenkan dalam bentuk SOP baru pada proses administrasi.
Evaluasi Implementasi Lean di Rumah Sakit
Evaluasi dilakukan kepada seluruh tim untuk mempelajari hasil dari proses dan cara mengoptimalkannya. Evaluasi pada tahapan deploying berarti terfokus pada pemahaman mengoptimalkan implementasi Lean. Sedangkan pada tahap doing, evaluasi dilakukan untuk melihat kemajuan dari proses yang diterapkan.
Evaluasi dapat dilakukan dengan penilaian mandiri atau menggunakan panitia dengan konsultan ahli. Dapat juga mengandalkan atasan ataupun dengan mengadakan kombinasi dan kompetisi. Evaluasi pemahaman dapat dinilai dengan instrumen kuisioner yang dibagikan sebelum dan sesudah implementasi. Sedangkan dalam segi tingkat implementasi bisa dilihat dari jarak kedalaman implementasi dilakukan. Dapat diukur dari dampak terhadap mutu dan dampak lain yang relevan.
Implementasi Lean di rumah sakit merupakan pendekatan maju untuk efisiensi mutu layanan. Memasukkan seluruh seumber daya yang terlibat adalah cara efisien. Tantangan terbesar dari kualitas memperbaiki yaitu adalah keberlangsungan (sustainability). Beberapa improvement yang dilakukan biasanya hanya bersifat sementara, dalam jangka waktu yang pendek akan menghilang dengan sendirinya.
Maka dari itu penerapan implementasi Lean di rumah sakit yang membutuhkan komitmen serta kepemimpinan yang mendukung adanya perubahan budaya. Seberapapun besarnya dampak dari perubahan yang dilakukan, harus tetap diapresiasi agar masing-masing staf dapat menikmati sendiri manfaat dari perubahan yang telah dilakukan.
Bagaimana? Tertarik untuk menerapkannya di Unit Rumah Sakit anda? Yuk memulainya dengan langkah – langkah kecil bersama tim, untuk meraih hasil yang maksimal dan pastinya memberikan pelayanan terbaik kepada pasien
Untuk penjelasan singkatnya, bisa juga berkunjung ke video berikut:
https://www.youtube.com/watch?v=Y5FyK_TEHGo
Diskusikan juga program perusahaan anda, bersama kami
Continuous Improvement Academy
Salam Produktif
Aditya Nugraha
Recent Comments